6 manieren om slimmer te vergaderen

Iedereen wil zo efficiënt, slim en snel mogelijk vergaderen. Maar hoe doe je dit nu eigenlijk? Vooral op dagen dat je de ene naar de andere meeting hebt, is slim vergaderen wel gewenst. Het liefst zou je niet de hele dag willen vergaderen  maar je tijd juist aan andere zaken willen besteden. Zeker als je je bedenkt dat je gemiddeld een kwart van je werktijd aan het vergaderen bent! Wij hebben voor je uitgezocht hoe je het vergaderen op een zo’n slim mogelijke manier aanpakt!

Start op tijd

Eén van de grootste ergernissen van deelnemers aan een vergadering is het te laat beginnen. Wacht daarom niet op die ene collega die in de file staat of ‘’een paar minuutjes later is’’.  Wanneer je toch wacht op de personen die te laat zijn, is de kans groter dat er ergernissen zullen ontstaan en zullen de deelnemers minder gemotiveerd zijn tijdens de vergadering. Mocht een deelnemer te laat komen en hierdoor een deel van de vergadering missen, praat hem of haar dan later bij.

Kies het juiste tijdstip

Wanneer je in de ochtend vergadert zijn de meeste mensen nog fris en fruitig en hebben ze nog niet teveel indrukken gekregen. Iedereen heeft in de ochtend nog voldoende concentratie om goed te kunnen luisteren waardoor de aandacht er goed bij blijft.

Toch is het in de middag tussen drie en vijf uur, ook een goede tijd om te vergaderen. De concentratie is misschien wat minder goed, maar er worden wel sneller beslissingen genomen. Mensen willen dan het liefst dat de vergadering niet uitloopt en dat ze op tijd klaar zijn. Een goede reden dus om snelle beslissingen te maken.

Staand vergaderen

Ga eens staand vergaderen! Dit zorgt voor meer activiteit en bovendien zijn vergaderingen vaak korter wanneer deze staand worden gehouden.  Staand vergaderen houd je alerter en zorgt ervoor dat je aandacht er langer bij blijft. Ook hebben veel mensen de neiging om te gaan zitten wanneer ze lang staan. Nog een reden dus om ervoor te zorgen dat de vergadering sneller verloopt en er dus sneller beslissingen worden gemaakt. Het is daarnaast ook nog eens goed voor de gezondheid!

Maak duidelijke afspraken

Een andere veelvoorkomende ergernis tijdens vergaderingen is het ontbreken van een duidelijke agenda waardoor niet iedereen met hetzelfde doel aan de vergadering begint. Ook het onnodig lang door vergaderen kan zorgen voor irritaties. Zorg dus dat iedereen voor aanvang weet waar de bijeenkomst over gaat, hoe lang het gaat duren en wat zij kunnen verwachten.

Stuur na het maken van de afspraak per mail eerst een agenda naar de deelnemers. Zo kan iedereen zich goed voorbereiden en een doel voor zichzelf stellen. Belangrijk is ook dat je de vergadering start met het doornemen van de agenda punten.

Geen afleiding

Laat iedereen zijn of haar telefoon uitzetten en opbergen. Je wil niet dat de aandacht van de deelnemers wordt afgeleid door binnenkomende berichten, telefoontjes of e-mails die zij tóch even snel willen beantwoorden. Dit kan namelijk voor veel onrust zorgen.

Beslis

Kom samen tot een beslissing. Iedereen komt met een doel naar de vergadering en wil weten hoe nu verder. Verlaat de vergadering met duidelijke actiepunten, maak vervolgafspraken en een taakverdeling. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is en bereik je het beste resultaat.

Vergaderen op een andere plek

Wil je graag eens ervaren hoe het is om ergens anders te vergaderen dan op je eigen kantoor? Bekijk dan de ruim 80 zakelijke locaties in Nederland van Fletcher Hotels eens.Ook zochten we voor je uit waarom het nou zo goed is om buiten de deur te vergaderen. Je leest het hier!